Formulare sind das Herzstück vieler Verwaltungsprozesse – ob bei Kita-Anmeldungen, Förderanträgen oder Umzügen. Doch nicht immer sind sie so verständlich, wie sie sein sollten. In diesem Nugget lernst Du, wie Du mit einer KI wie ChatGPT bestehende Formulare überprüfst und optimierst: Sind die Fragen klar formuliert? Fehlen Anleitungen? Passt die Reihenfolge? Am Beispiel eines Förderantrags für Schulbedarf zeigen wir, wie Du durch gezielte Prompts Verbesserungsvorschläge erhältst, die Lesbarkeit erhöhst und die Eingabe für Bürger*innen erleichterst – auch in einfacher Sprache und mit klarer Struktur. So wird aus einem veralteten Formular ein modernes Tool für bürgernahe Kommunikation.
Du kannst Formulare mit Hilfe von KI auf Verständlichkeit prüfen.
Du lernst, wie Du Texte bürgerfreundlich und strukturiert formulierst.
Du kannst gezielt nach Verbesserungsvorschlägen fragen und diese direkt umsetzen.
Du nutzt einfache Sprache und Format-Beispiele für mehr Inklusion.
Du erkennst Optimierungspotenziale bei Struktur, Logik und Reihenfolge.
ChatGPT
In diesem Nugget lernst du, wie du Leistungsbescheide (am Beispiel Wohngeld) mit KI so erklärst, dass Bürgerinnen und Bürger sie wirklich verstehen – und dadurch weniger Rückfragen entstehen. Du nimmst ein vorhandenes Schreiben, das oft juristisch und schwer lesbar ist, und gibst es (anonymisiert) zusammen mit einem klaren Prompt in ChatGPT ein.
Die KI erstellt daraus eine verständliche Erklärung in Alltagssprache, ohne Fachbegriffe und ohne Paragraphen, und strukturiert alles in kurze Abschnitte mit Überschriften. Zusätzlich kannst du typische Rückfragen direkt mitgeben (z. B. „Warum genau 186 Euro?“, „Was heißt zuschussfähige Miete?“, „Was zählt zum Einkommen?“, „Was bedeutet Widerspruch?“), damit die Antwort gleich die wichtigsten Unklarheiten abräumt.
Anschließend kannst du aus der Erklärung direkt eine E-Mail formulieren lassen, die du an Antragstellende senden oder als ergänzende Erläuterung mitschicken kannst. Praktisch ist auch, dass du das Ergebnis im Chat noch editieren und Namen später korrekt einsetzen kannst – ohne sie vorher in die KI zu geben. Wichtig bleibt: keine personenbezogenen Daten eingeben und im Zweifel Rücksprache mit IT/Digitalisierung halten.
Du kannst Wohngeld- und Leistungsbescheide mit KI in verständlicher Alltagssprache erklären lassen.
Du lernst, Prompts so zu formulieren, dass Paragraphen und juristische Begriffe vermieden werden.
Du kannst typische Rückfragen in den Prompt integrieren, um Nachfragen zu reduzieren.
Du kannst aus der Erklärung eine versandfertige E-Mail erstellen und danach schnell anpassen.
Du weißt, wie du personenbezogene Daten weglässt und erst nachträglich korrekt einsetzt.
In diesem praxisnahen Live-Training erfährst Du, was GPTs sind und wie Du sie gezielt im Arbeitsalltag einsetzen kannst – speziell im Kontext von Verwaltung und öffentlichen Einrichtungen. Du lernst Schritt für Schritt, wie Du einen eigenen GPT erstellst, mit Wissen, Dokumenten und Beispielen fütterst und für wiederkehrende Aufgaben, wie Anfragen beantworten oder Texte erstellen, einsetzt. Anhand konkreter Praxisbeispiele aus dem Bürgerservice, der Personalstelle, Kämmerei oder dem Ordnungsamt wird gezeigt, wie Du GPTs sinnvoll strukturierst und konfigurierst. Außerdem geht es darum, wie Du durch Automatisierung mit Tools wie make.com Prozesse noch effizienter gestaltest. Ein ideales Nugget für alle, die KI sinnvoll und sicher im Berufsalltag nutzen möchten.
Du kannst erklären, was GPTs sind und wie sie funktionieren.
Du lernst, wie Du eigene GPTs für konkrete Aufgaben erstellst.
Du weißt, welche Informationen und Dokumente sich zum Hochladen eignen.
Du kannst GPTs so konfigurieren, dass sie Dir Arbeit abnehmen.
Du lernst Beispiele für den Einsatz in verschiedenen Verwaltungsbereichen kennen.
Dieses aufgezeichnete Live-Training zeigt Dir praxisnah, wie Du eine professionelle Stellenbeschreibung mit Unterstützung von KI erstellst. Anhand der Rolle „Digitalisierungsmanager:in“ lernst Du Schritt für Schritt, wie Du Aufgaben definierst, prozentual gewichtest und relevante Informationen wie Schwierigkeitsgrad, Fachkenntnisse oder dienstliche Beziehungen einbeziehst.
Dabei erfährst Du, wie ChatGPT sinnvoll eingesetzt werden kann, um aus groben Stichpunkten eine strukturierte Beschreibung zu generieren – inklusive Rückfragen, Verfeinerung und Vorbereitung für externe Bewertung.
Zusätzlich bekommst Du Einblicke in die Erstellung eines eigenen GPT-Assistenztools zur Unterstützung im Alltag. Ideal für Personalverantwortliche und Mitarbeitende, die ihre Stellen systematisch dokumentieren und bewerten möchten.
Du kannst eine erste Stellenbeschreibung mit KI-Unterstützung entwerfen.
Du lernst, wie Du Aufgabenanteile sinnvoll strukturierst und gewichtest.
Du verstehst, welche Angaben für eine Bewertung nach Entgeltgruppen wichtig sind.
Du weißt, wie ein eigener GPT für Stellenbeschreibungen erstellt und genutzt wird.
Du bekommst praktische Tipps zur internen Kommunikation und Schulung.