In diesem Nugget lernst Du, was GPTs eigentlich sind und worin der Unterschied zwischen normalem ChatGPT und einem Wissens-GPT liegt. Du erfährst, wann sich ein eigenes GPT im Arbeitsalltag lohnt – zum Beispiel für Dienstanweisungen, Onboarding, Datenschutzfragen oder andere wiederkehrende Prozesse. Anhand eines konkreten Praxisbeispiels wird Schritt für Schritt gezeigt, wie ein Dienstanweisungs-GPT erstellt, mit Dokumenten gefüttert und für die Nutzung vorbereitet wird. Dabei geht es auch darum, wie Du Verhalten, Tonalität und Quellenhinweise im GPT festlegst. Besonders hilfreich ist der Einblick, wie sich interne Informationen so strukturieren lassen, dass Kolleginnen und Kollegen schneller Antworten erhalten. Gleichzeitig wird deutlich, worauf Du beim Datenschutz und bei der Auswahl geeigneter Dokumente achten musst. Auch das Teilen von GPTs in der Organisation und die gemeinsame Nutzung werden praxisnah erklärt. So bekommst Du eine gute Grundlage, um eigene GPT-Ideen für Deinen Arbeitsbereich zu entwickeln und direkt umzusetzen.
Du kannst erklären, was ein Wissens-GPT ist und wie es sich von einem normalen Chat unterscheidet.
Du lernst, für welche wiederkehrenden Aufgaben sich ein eigenes GPT besonders gut eignet.
Du kannst ein einfaches GPT mit Rolle, Wissen und gewünschtem Verhalten aufsetzen.
Du lernst, wie Du Dokumente gezielt einbindest und Antworten auf interne Quellen begrenzen kannst.
Du kannst Datenschutzaspekte besser einschätzen und geeignete Einsatzszenarien für Deine Organisation ableiten.
ChatGPT
Eigene GPTs in ChatGPT
Dokumente/PDFs als Wissensbasis
In diesem Nugget zeige ich dir, wie du Zwischen- und Abschlussberichte für Fördermittelprojekte mit KI deutlich schneller erstellst. Grundlage ist eine Excel-Tabelle (oder mehrere Dateien), in der Projektinfos, Kosten/Mittelabrufe, Fortschritt, Abweichungen und Notizen gesammelt sind. Du lädst die Datei in eine generative KI wie ChatGPT hoch und gibst einen Prompt mit klarer Berichtstruktur und gewünschtem Schreibstil vor (formal, förderstellen-geeignet, 1–1,5 Seiten). Die KI erstellt daraus einen fertigen Bericht, den du anschließend fachlich prüfst – denn verantwortlich bleibst immer du. Zusätzlich zeige ich dir, wie du dir Verweise auf Tabellen und Nachweise im Anhang ergänzen lässt, damit die KI nachvollziehbar aus deinen Daten arbeitet und weniger „frei erfindet“. Du lernst außerdem, wie du den Bericht nachträglich kürzt, sprachlich anpasst oder auf einen Abschlussbericht umstellst. Gerade bei wiederkehrenden Berichten sparst du damit massiv Zeit, ohne dich durch jede Zeile klicken zu müssen.
Du kannst Projekt- und Finanzdaten (z. B. aus Excel) als Kontext in eine KI hochladen.
Du lernst, wie du eine klare Berichtstruktur und einen verwaltungstypischen Stil per Prompt vorgibst.
Du kannst aus Excel-Daten einen Zwischenbericht (oder Abschlussbericht) in 1–1,5 Seiten erzeugen lassen.
Du weißt, wie du Quellen-/Tabellenverweise und einen Anhang einbauen lässt, um Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Du kannst KI-Ergebnisse gezielt nachschärfen (kürzen, umformulieren, einzelne Zeilen/Aspekte ergänzen lassen).
In diesem Nugget siehst du, wie du mit KI eine saubere Argumentationsgrundlage für eine interne Härtefallprüfung im Bereich „Kosten der Unterkunft“ erstellen kannst. Du arbeitest dabei bewusst ohne personenbezogene Daten und nutzt ChatGPT als Dialogpartner, um Informationen zu sortieren und deine Vorbereitung zu beschleunigen – die Entscheidung bleibt trotzdem bei dir bzw. bei der Amtsleitung.
Am Beispiel einer anonymisierten Familie (Kündigung wegen Eigenbedarf, neues Mietangebot über Angemessenheitsgrenze, schulpflichtige Kinder, Förderbedarf, knapper Wohnungsmarkt) lässt du dir eine strukturierte Abwägung erstellen: Sachverhalt, rechtlicher Rahmen, Argumente dafür und dagegen sowie mögliche nächste Schritte.
Praktisch: Du kannst danach direkt weiterarbeiten und dir die Inhalte verdichten lassen – zum Beispiel als einseitige Entscheidungsvorlage („Management Summary“) oder als sachliche Begründung für eine Ablehnung. Wenn du Akten als Foto vorliegen hast, kannst du sie (geschwärzt) hochladen, z. B. indem du Namen/Adressen mit Post-its abklebst. So nutzt du KI für Struktur und Tempo – ohne Datenschutz und Verantwortung aus dem Blick zu verlieren.
Du kannst mit einem Prompt eine strukturierte Argumentationsgrundlage für eine Härtefallprüfung erstellen.
Du lernst, Pro-/Contra-Abwägungen und einen rechtlichen Rahmen verständlich aufbereiten zu lassen.
Du kannst aus einer ausführlichen Darstellung eine einseitige Entscheidungsvorlage verdichten lassen.
Du weißt, wie du Akteninhalte ohne personenbezogene Daten (z. B. durch Schwärzen/Abkleben) KI-tauglich machst.
Du verstehst, warum die Entscheidung und fachliche Prüfung immer bei dir bleibt.
Kennst du das? Du stellst ChatGPT eine Frage und bekommst eine vage, generische Antwort. Das liegt oft daran, dass der Kontext fehlt. In diesem Nugget lernst du, wie du mit sogenannten Rollenprompts gezielt Einfluss auf die Qualität der Antworten nimmst. Indem du ChatGPT eine konkrete Rolle gibst – zum Beispiel Personalerin, Lektor oder Grundschullehrer – wird die KI automatisch zielgerichteter, verständlicher und nützlicher. Anhand von anschaulichen Beispielen, wie der Überarbeitung eines Bewerbungsschreibens oder der Erklärung der Relativitätstheorie für Kinder, wird gezeigt, wie sich der Ton und Stil der Antworten verändert. Du bekommst zudem hilfreiche Tipps für gute Rollenbeschreibungen – und was du dabei besser vermeiden solltest.
Du kannst Rollenprompts effektiv einsetzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Du lernst, wie sich Sprache und Inhalt durch unterschiedliche Rollen verändern.
Du weißt, wie du Aufgabenstellung und Ziel mit der gewählten Rolle kombinierst.
Du erkennst typische Fehler beim Rollenprompting und vermeidest sie.
Du entwickelst ein Gefühl dafür, wie du Prompts klar und wirksam formulierst.